Ghidul de utilizare a platformei - perspectiva achizitorului

Lansarea procedurii de achiziție

Pentru lansarea procedurii de achiziție aveți de completat câteva informații minimale (* marchează un câmp obligatoriu): Adresa dumneavoastră de email*; Numele produsului/serviciului* pe care doriți să îl achiziționați; Detalii – enumerați cerințele minime obligatorii, dacă este cazul; Moneda* în care ar trebui trimise ofertele (ex: EUR, USD, RON); Cantitate*, UM* - produselor/serviciilor care vor fi achiziționate și unitatea de măsură; Preț unitar estimat, % TVA – dacă aveți deja o idee cu privire la prețul produsului/serviciului indicați această valoare. Ar trebui să îi ghideze pe ofertanți atunci când își depun ofertele. Pe baza informațiilor legate de prețul unitar și procentul de TVA aplicația calculează automat valoarea ”Total cu TVA”; Procedura este publică – stabiliți dacă procedura este publică. Atunci când procedura este publică ea va fi afișată pe pagina web a FastBID și pe paginile web ale partenerilor noștri crescând astfel șansele pe care le aveți de a primi mai multe oferte. Atunci când procedura nu este publică, pot depune oferte doar firmele către care trimiteți invitații prin intermediul platformei; Transportul produselor trebuie să fie inclus în preț / Prestarea serviciilor trebuie să se facă la sediul achizitorului – indicați dacă ofertele trebuie să includă costurile suplimentare necesare pentru livrarea produselor / prestarea serviciilor la sediul dumneavoastră. Dacă aceste costuri suplimentare sunt necesare, dar nu vor fi incluse în ofertă, ele vor trebui stabilite după ce selectați oferta câștigătoare. Orice alte informații/condiții doriți să includeți cu privire la locul de livrare/prestare utilizați rubrica ”Detalii”; Adresa de livrare a produselor / prestare a serviciilor (țara, regiunea, localitatea) – sunt informații obligatorii pe care trebuie să le furnizați doar atunci când doriți să aveți costurile aferente incluse în preț; Termen limită pentru depunerea ofertelor* - evitați termene unde ora este 00:00:00. De preferat utilizați ca termen ora 13 sau 14 dacă doriți să aveți răgaz ca să evaluați ofertele în aceeași zi, sau intervalul 15-17 dacă urmează să evaluați ofertele în ziua următoare. În egală măsură evitați zilele de vineri care termen limită pentru depunerea ofertelor sau zilele libere de weekend și sărbătorile legale;

Trimiterea invitațiilor de participare

Introduceți adresele de email ale furnizorilor pe care doriți să îi invitați să depună oferte în cadrul procedurii de achiziție. Platforma va genera și va trimite automat mesaje de email cu invitațiile de participare. Invitațiile de participare se pot transmite atât în cadrul procedurilor de achiziție restrânse cât și în cazul porcedurilor de achiziție deschise.

Stadiul în care se află fiecare invitație transmisă pe email este semnalizată cu un semn grafic conform listei de mai jos, astfel:    Mesajul este în procesare pe server    Mesajul a fost transmis    Mesajul a fost citit    Pagina procedurii a fost accesată    A fost reluată procedura de trimitere a invitației

Mesaje care se trimit automat

Cu două zile înainte de împlinirea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor, platforma generează un mesaj automat de tip ”reminder” care este transmis către toate adresele de email către care s-au trimis invitații de participare. Mesajul le aduce aminte invitaților că încă mai pot depune oferte și conține informații cu privire la numărul de oferte depuse până la momentul respectiv, numărul de ofertanți și prețul cel mai bun ...etc. *Mesajul nu va fi generat dacă între data lansării procedurii și data limită pentru depunerea ofertelor este o diferență mai mică de cinci zile calendaristice. Cu două ore înainte de împlinirea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor, platforma generează un mesaj automat de tip ”reminder” care este transmis către toate adresele de email ale celor care au depus oferte. Mesajul le aduce aminte ofertanților că încă își mai pot actualiza oferta și conține informații cu privire la numărul de oferte depuse până la momentul respectiv, numărul de ofertanți, prețul cel mai bun și locul pe care este oferta destinatarului mesajului în momentul respectiv ...etc. *Mesajul nu va fi generat dacă între data lansării procedurii și data limită pentru depunerea ofertelor este o diferență mai mică de două zile calendaristice.

Retransmiterea invitațiilor

Pentru a evita includerea mesajelor generate automat de platformă în categoria SPAM, pentru moment, nu este posibilă retrimiterea unei invitații. Platforma generează și revine automat cu mesaje de tip ”Reminder”. Totuși, dacă unul dintre ofertanții pe care doriți să îi invitați la procedură nu a primit invitația transmisă pe email, puteți genera o invitație suplimentară folosind o altă adresă de email.

Încărcarea unei oferte care a sosit prin email sau prin alte canale alternative

Este posibil ca unii furnizori, mai ales cei aflați la prima utilizare a aplicației, să simtă nevoia să își transmită oferta utilizând mijloace alternative (ex. email). În aceste situații aveți posibilitatea să încărcați manual în platformă oferta pe care o primiți pe email. Selectați opțiunea ”Adăugați o ofertă”. Introduceți adresa de email a furnizorului și informațiile din ofertă. După ce încărcați oferta platforma va genera automat un email prin care va confirma furnizorului încărcarea ofertei sale în platformă. Furnizorul va primi de asemenea informații care să îl ajute să acceseze platforma și eventual să își actualizeze oferta (ex. prețul cel mai bun până la momentul respectiv, locul pe care se află oferta lui, numărul de ofertanți, numărul de oferte depuse ...etc.)

Prelungirea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor

Este posibil să doriți să prelungiți termenul stabilit pentru depunerea ofertelor în varii situații cum ar fi: - observați că s-au depus prea puține oferte; - considerați că prețul nu se află la nivelul pe care îl cunoașteți din piață și doriți să puneți mai mult accent pe invitațiile transmise către ofertanți; - ofertanții vă notifică că termenul stabilit pentru depunerea ofertelor nu este suficient pentru întocmirea lor ...etc. Selectați opțiunea ”Prelungiți termenul” și stabiliți un nou termen. Noul termen nu poate fi anterior termenului curent.

Termenul stabilit pentru depunerea ofertelor se poate prelungi în orice moment, chiar și după expirarea lui. Cu toate acestea, evitați să recurgeți la prelungirea termenului cu o zi înainte de expirarea lui sau după expirarea lui pentru a evita transmiterea notificărilor generate automat de către platformă cu două ore înainte de împlinirea termenului. În cazul prelungirii termenului stabilit pentru depunerea ofertelor aplicația nu va genera auomat notificări noi. Pentru mai multe informații cu privire la notificările generate automat de către aplicație vezi secțiunea ”Mesaje care se trimit automat”.

Aveți în vedere ca prelungirea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor să fie una rezonabilă (ex. minim 3 zile lucrătoare).

Selectarea ofertei câștigătoare și evaluarea furnizorului

După expirarea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor puteți alege să prelungiți acest termen sau să treceți la etapa de evaluare a ofertelor.

În etapa de evaluare veți vedea ofertele afișate în ordine crescătoare, în funcție de prețul total. Pentru fiecare ofertant aveți acces la numele firmei, adresa de email, dar și la coordonatele suplimentare pe care acesta a ales să le publice în platforma FastBID Express. În acest fel puteți lua legătura cu fiecare ofertant în parte. Puteți selecta câte o ofertă și stabili dacă este oferta câștigătoare sau dacă o respingeți. Nu tot timpul oferta cu prețul cel mai mic este oferta câștigătoare, dar trebuie să aveți un motiv pentru care să respingeți ofertele care au un preț mai mic față de oferta câștigătoare. Solicităm acest lucru astfel încât ofertanții să știe pe viitor cum trebuie să procedeze pentru a-și îmbunătăți ofertele. În ultimă instanță ca achizitor puteți lua orice decizie, inclusiv să lucrați cu un anumit furnizor pentru că are un istoric mai bun.

În ceea ce privesc motivele pentru respingerea ofertelor există câteva opțiuni standard care vă vor ajuta în viitor pentru analize și statistici, astfel:

• Ofertantul nu poate fi contactat;
• Ofertantul a declinat această ofertă;
• Ofertantul nu a livrat produsele / prestat serviciile până la termenul agreat;
• Produsele livrate / serviciile prestate nu corespund condițiilor minim obligatorii impuse, conform secțiunii ”Detalii”;
• Alte motive;

În final, procedura se va închide cu o rezoluție: fie se încheie cu succes fie, dacă nu reușiți să finalizați achiziția, puteți declara procedura ca fiind nereușită sau puteți relua procedura cu o nouă procedură, caz în care toate informațiile definite inițial vor fi preluate ca atare, urmând ca dumneavoastră să le ajustați doar dacă este cazul. Este posibil ca pe parcursul etapei de evaluare să primiți o serie de mesaje cu privire la stadiul acestui proces. Dacă în 90 de zile de la deschiderea etapei de evaluare procedura nu se închide cu o rezoluție din partea dumneavoastră, aplicația va închide automat procedura și o va considera abandonată.

Evaluarea platformei

La câteva zile după ce se închide procedura (indiferent de rezoluție), veți primi un email în care sunteți rugat să evaluați platforma noastră. Orice contribuție este binevenită și ne ajută să îmbunătățim modul în care se realizează procedurile de achiziție.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Câte oferte poate transmite fiecare potențial furnizor?

Nu există o limită la numărul de oferte pe care le poate transmite fiecare potențial furnizor. Până la expirarea termenului stabilit pentru depunerea ofertelor fiecare potențial furnizor își poate ajusta oferta și mai ales prețul ei, ori de câte ori este necesar astfel încât să puteți obține un preț cât mai bun. În momentul în care treceți la etapa de selecție a ofertei câștigătoare ofertele vor fi afișate în ordine crescătoare astfel încât prima ofertă pe care o evaluați să fie oferta cu prețul cel mai mic.

Unde pot vedea numele firmelor care au depus oferte?

În etapa de primire a ofertelor puteți vedea doar statistici privind numărul ofertelor depuse și numărul de firme care au depus oferte astfel încât să puteți stabili dacă prelungiți termenul stabilit pentru transmiterea ofertelor și/sau dacă transmiteți invitații și la alți potențiali ofertanți. Atât numele, cât și coordonatele firmelor care au depus oferte le veți putea vedea atunci când ajungeți la etapa de selecție a ofertei câștigătoare.

Cum mă întorc la etapa la care primeam oferte?

În cazul în care niciuna dintre oferte nu corespunde nevoilor dumneavoastră puteți relua procedura de achiziție. Odată demarată etapa de selecție a ofertei câștigătoare nu vă mai puteți întoarce la etapa în care se primeau oferte, dar puteți să reluați procedura de achiziție. Toate informațiile definite inițial vor fi preluate ca atare, urmând ca dumneavoastră să le ajustați doar dacă este cazul.